W dzisiejszym tekście omówię 4
pytania- zagadnienia nadesłane do redakcji “Rynku Pracy” przez czytelników
miesięcznika.
Pytanie 1 Czy w
przypadku wyodrębnionego rodzaju szkolenia (np. pracownik ochrony fizycznej)
można stosować dwa różne tryby zamówienia w ciągu tego samego roku. Np. tryb
zapytania o cenę dla szkoleń przeprowadzonych , a następnie tryb z wolnej ręki
dla szkoleń indywidualnych ?.
Odpowiedź:
Jak już pisałam we wcześniejszych artykułach podstawą
rozpoczęcia postępowania w którymkolwiek z trybów określonych w art. 13 ustawy
jest dokonanie przez zamawiającego czterech podstawowych czynności :
1)
Określenie przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami
podanymi w art. 17 ustawy, poprzez podanie cech technicznych i jakościowych,
przy przestrzeganiu Polskich norm lub klasyfikacji wydanych na podstawie ustawy
z dnia 29 czerwca 1995r. o publicznej. W przypadku szkoleń będzie to określony
symbol PKD( Polskiej Klasyfikacji Działalności). Przedmiotu i warunków
zamówienia nie wolno określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą
konkurencję. W przypadku szkoleń oznacza to m.in. zakaz wskazywania na
autorskie programy szkoleń, pomoce dydaktyczne znamienne dla danej firmy
szkoleniowej czy wręcz osobę prowadzącą szkolenie. Ponadto w przypadku szkoleń
(ale nie tylko) należy dokładnie określić cel szkolenia, liczbę osób które będą
w szkoleniu uczestniczyły, wymagania odnośnie programu szkolenia, czasu jego
trwania, materiałów szkoleniowych, pomocy dydaktycznych itd. Jeżeli
podstawowemu zakresowi zamówienia towarzyszą jakieś usługi pomocnicze należy je
także omówić. Jednym słowem należy ustalić “co i od kogo zamawiam i za co
jestem gotów zapłacić”. Przypomnę, że przy ustaleniu przedmiotu zamówienia nie
wolno go dzielić na części celem obejścia przepisów ustawy (art. 3 ust. 2). Nie
wolno też zaniżać wartości zamówienia dla zastosowania procedur uproszczonych.
2)
Ustalenie wartości zamówienia z należytą starannością jako
wartości netto (bez podatku VAT) za cały określony przedmiot zamówienia.
Wartość tę należy przeliczyć na EURO po średnim kursie ogłoszonym przez NBP w
dniu określania tej wartości. Ustalona wartość w EURO wskazuje jakie przepisy
ustawy mają zastosowanie w danym przypadku. W dniu udzielania niniejszej
odpowiedzi (6.VII) jeszcze nie ogłoszono nowelizacji ustawy o zamówieniach
publicznych. Jednak po wejściu w życie wejściu w życie zmienionej ustawy
(projekt przewiduje, że od 1.1.2002 r.) wartość zamówienia trzeba będzie
ustalać jako sumy wszystkich zamówień z danej kategorii usług[1]
jakich zamawiający zamierza udzielić w danym roku budżetowym. Jeżeli natomiast
zamawiający podzieli zamówienie na części , wartość zamówienia będzie sumą
wszystkich części. To z kolei będzie zobowiązywało zamawiającego do
przeprowadzenia postępowania na każdą część zamówienia tak jakby każda część
miała wartość sumy wszystkich części, lub zamówień z danej kategorii.
3)
Ustalić czy w budżecie (planie finansowym) zostały
zabezpieczone środki finansowe na realizację zamówienia. Obowiązek ten wynika z
ustawy o finansach publicznych a zamawiający, który zaciąga zobowiązania
(zamawia) ponad posiadane środki narusza dyscyplinę finansów publicznych.
4) Sprawdzić czy dla realizacji
zamówienia nie jest konieczne uzyskanie decyzji administracyjnych (w tym od
Prezesa UZP dot. Udzielenia zamówienia z wolnej ręki przy wartości wyższej niż
20.000 EURO art. 71 ust. 1a) pozwoleń, uzgodnień itd.
Dopiero po wykonaniu tych
czynności zamawiający zadecyduje w jakim trybie będzie prowadził dane postępowanie.
Podstawowym trybem udzielenia
zamówienia jest przetarg nieograniczony (art. 14. 1)
W innych trybach niż przetarg
nieograniczony, zamawiający może udzielić zamówienia wyłącznie w
okolicznościach określonych w ustawie. Dotyczy to także udzielenia zamówienia w
trybach przywołanych w pytaniu. Zarówno tryb zapytanie o cenę jak i zamówienia
z wolnej ręki wymaga dokonania powyższych czynności a następnie przywołania
okoliczności (przepisów ustawy) zezwalających na zastosowanie tego trybu w
danym przypadku z dodatkowym uzasadnieniem faktycznym.
Zapytanie o cenę (art. 68) ma
zastosowanie do usług:
- powszechnie dostępnych (czy
szkolenia z ochrony są powszechnie dostępne)?
- o ustalonych standardach
jakościowych (czy można je określić)? I gdzie są podane w jakich normach.
Zamówienie z wolnej ręki może
być udzielane w jednym z 7 przypadków określonych w art. 71 ust. 1.
Gdy prawidłowo ustalona wartość
zamówienia nie przekracza 3000 EURO można udzielić zamówienia z wolnej ręki w
okolicznościach określonych w art. 71. ust. 1 pkt. 7.
Inne okoliczności (art. 71 ust.
1 pkt. 1-6 wymagają szczegółowego uzasadnienia, każdej przesłanki w danej
okoliczności (punkcie).
O zasadach doboru trybu
postępowania pisałam w jednym z poprzednich artykułów.
Po nowelizacji okoliczności niż przetarg
nieograniczony zastosowania innych trybów zmieniają się dość znacznie na co
zwracam uwagę już teraz.
Czy w przypadku zastosowania wyboru zamówienia z
wolnej ręki zaleca się wykonanie usługi tylko jednej jednostce szkoleniowej w
roku , czy można współpracować z kilkoma jednostkami szkolącymi?
Jak napisałam wyżej, podstawą
wyboru trybu innego niż przetarg nieograniczony, jest wykonanie czynności
wymienionych wyżej od 1-4.
Należy pamiętać o zakazie
dzielenia zamówienia na części i zaniżenia wartości zamówienia na zamówienia
mniejsze niż 3000 EURO po to aby zlecać realizację usług kilku firmom względnie
jednej kilka razy w roku.
Trzeba uzasadniać zarówno wybór
trybu jak i konieczności udzielenia zamówienia danemu (konkretnemu) wykonawcy.
Jeżeli zamawiający z jakiegoś (sobie znanego) powodu nie może przeprowadzić
postępowania w innym bardziej konkurencyjnym trybie (przetarg nieograniczony) a
jednocześnie znajduje uzasadnienie prawne (określone w ustawie) i faktyczne dla
udzielenia zamówienia z wolnej ręki – może tego zamówienia udzielić na
warunkach określonych w ustawie. Jeżeli postępowanie prowadzone było w taki
sposób, że dopuszczało wyłanianie kilku firm szkolących udziela się zamówienia
stosownie do wyników postępowania. Nie można ”obdzielać po uważaniu” firm
szkolących zamówieniami z wolnej ręki bez uzasadnienia.
A uzasadnienie dla trybów innych
niż przetarg nieograniczony jest bardzo trudne. Dla zamówień z wolnej ręki
najtrudniejsze. A dodatkowo już przy wartości większej niż równowartość 20.000
EURO zamówienia z wolnej ręki wymaga uprzednio zatwierdzenia przez Prezesa UZP.
Czy w przypadku zastosowania trybu zamówienia z
wolnej ręki art. 71 ust. 1 pkt. 7 ustawy o zamówieniach publicznych wartość
zamówienia do 3000 EURO, uwzględniając możliwość wyboru tego trybu, dotyczy
danego rodzaju szkolenia przez cały rok (sumuje się koszty) czy tez wartość do
3000 EURO odnosi się do każdego rozpoczętego szkolenia w danym rodzaju ?
Radzę rodzaj szkolenia odnosić
do kategorii usług szkoleniowych wg Polskiego Katalogu Wyrobów i Usług biorąc
pod uwagę piąty poziom grupowania. Tym bardziej że po nowelizacji ustawy od
1.01.2002 r. będzie to obowiązkiem zamawiającego.
Gdy będzie wiadomo jaka liczba i
wartość szkoleń w danej kategorii będzie realizowana w danym roku budżetowym
należy sprawdzić jakie środki finansowe zostały na ten cel zabezpieczone w
budżecie. Powyższa wiedza jest niezbędna dla ustalenia czy suma szkoleń w danej
kategorii jest niższa niż 3000 EURO należy rozważyć czy nie prościej będzie
przeprowadzić tzw. “mały“ (zgodnie z art. 15 . 1)przetarg nieograniczony
zamiast szukać uzasadnienia dla zastosowania zamówienia z wolnej ręki .
Czy przetarg (pokrycie dachów) organizowany jako
jedno zadanie ,podzielony na etapy tj.4 budynki ,można rozstrzygać dla różnych
oferentów.?
Odpowiedź:
Czytelnik nie precyzuje czy
chodzi o etapy realizowane w różnym czasie czy o zamówienie realizowane w tym
samym czasie w czterech częściach. Nie precyzuje też, czym podyktowane jest
podzielenie zadania na etapy. Czy zakres zamówienia jest tak duży, że w
ustalonym terminie nie będzie go mógł wykonać jeden wykonawca?
Czy może rodzaj pokrycia dachów
jest różny (papa, dachówki, gont, blacha) i z tego powodu każdy dach musi być
wykonywany przez innego wykonawcę. Jakikolwiek byłby powód podziału zamówienia
,trzeba wiedzieć ,że nie wolno dzielić zamówienia na części
ani zaniżać wartości zamówienia
,po to aby nie stosować przepisów ustawy oraz procedur w niej zawartych( art. 3.ust.2.)
Każdy podział zamówienia musi być uzasadniony względami:
-ekonomicznymi ( zamawiam tylko
to ,za co mogę zapłacić)-rozumiem ,że czytelnik miał
środki na remont wszystkich 4 dachów, a więc to uzasadnienie nie
wchodzi w grę..
-organizacyjnymi ( nie ma
możliwości w jednym czasie wykonać remontu wszystkich
dachów albo zamówienie jest tak skomplikowane ,że nie może go
wykonać jeden
wykonawca w określonym terminie),
-technologicznymi (różne
technologie wykonania remontu ,wymagające zastosowania
różnych materiałów i możliwe do wykonania przez różnych
specjalistów).
Z pytania wynika ,że czytelnik ,uwzględniając wartość zamówienia
dla 4 dachów (?), ogłosił jeden przetarg na wszystkie 4 dachy i (chyba?)
dopuścił składanie ofert częściowych na każdy z dachów odrębnie. Byłoby to
uzasadnione tym ,że w czasie tzw. sezonu wszystkie dachy byłyby remontowane
równocześnie ,co znacznie skróciłoby czas realizacji zadania.
W takim przypadku należało w
ogłoszeniu i specyfikacji zaznaczyć ,że zamawiający dopuszcza składanie ofert
częściowych a także opisać jak należy składać oferty na określone części
(dachy) i jak ma opracować ofertę oferent ,który chce się ubiegać o udzielenie
zamówienia na wszystkie części ( 4 dachy).Należało także szczegółowo opisać w
specyfikacji zasady oceny ofert w poszczególnych częściach.
Bowiem w przypadku dopuszczenia
do składania ofert częściowych zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej
oferty odrębnie w każdej części. Może się zdarzyć, że w każdej części wybrana
zostanie inna oferta ,ale może być i tak ,że we wszystkich częściach wybrany
zostanie ten sam wykonawca ,którego oferty były najkorzystniejsze we wszystkich
częściach.
Ponieważ ustawa o zmianie ustawy
o zamówieniach publicznych (nowelizacja 2001 ) została już podpisana przez
Prezydenta RP, w następnym tekście omówię najbardziej istotne zmiany związane z
nowelizacją.
[1]kategoria usług – piąty poziom grupowania usług
stosowany w klasyfikacjach statystycznych wydawanych na podstawie ustawy z
29.vi.1995 o statystyce publicznej ( p. art. 17 ust.1)